Tạo ra các mục tiêu rõ ràng là điều quan trọng, nhưng hiển nhiên đó chưa phải là chặng đường cuối. Những mục tiêu được lập ra nhưng không thực hiện thật là vô nghĩa. Chúng chỉ có ý nghĩa khi phù hợp với các kế hoạch thiết thực để đạt được chúng. Việc biến mục tiêu thành hiện thực qua 4 bước sau đây:
1. Phân chia mỗi mục tiêu thành các nhiệm vụ cụ thể với kết quả rõ ràng
Ở bước đầu tiên này, bạn phải xác định những nhiệm vụ nào cần thiết để đạt được mục tiêu. Một số nhiệm vụ có thể phải được hoàn tất nối tiếp nhau, chẳng hạn như nhiệm vụ A phải được hoàn tất trước khi bạn bắt đầu nhiệm vụ B. Nếu xảy ra trường hợp này, hãy sắp đặt các nhiệm vụ theo trật tự phù hợp. Có khả năng là các nhiệm vụ khác cũng có thể được hoàn tất đồng thời, tức là bạn có thể giao người nào đó làm nhiệm vụ A trong khi một nhóm khác được giao nhiệm vụ B. Nếu một nhiệm vụ quá lớn, hãy chia chúng thành nhiều phần nhỏ.
2. Lập kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ đó với thời gian rõ ràng
Lập kế hoạch từng nhiệm vụ và xác định một ngày khởi đầu và kết thúc cho mẫu nhiệm vụ đó. Bạn có thể dùng biểu đồ Gantt hoặc một dạng biểu đồ khác xác định thời gian cho nhiệm vụ để làm rõ điều này với mọi người. Biểu đồ Gantt là biểu đồ cơ bản quen thuộc nhất. chúng dễ đọc và truyền đạt rõ ràng những gì cần thực hiện trong một khung thời gian cụ thể (xem hình 1-2). Hãy chú ý trong hình này rằng các nhiệm vụ chính được liệt kê ở cột bên trái, với thời gian bắt đầu và kết thúc được biểu diễn theo các thanh nằm ngang. Khi bạn lập một biểu đồ Gantt, hãy đặc biệt chú ý đến mối quan hệ giữa các nhiệm vụ phức tạp. Ví dụ, “điều chỉnh thiết kế” làm việc không thể thực hiện nếu việc “khách hàng thử nghiệm” chưa được hoàn tất, vì rõ ràng sự điều chỉnh ấy phải dựa vào những kết quả thử nghiệm. Một số nhiệm vụ, như “nghiên cứu nguyên vật liệu” có thể tiến hành song song với những nhiệm vụ khác. Bạn nên sử dụng những nhiệm vụ quan trọng nhất trong kế hoạch làm cột mốc dọc chặng đường dài đạt đến các mục tiêu của bạn. Các cột mốc này sẽ chia chặng đường dài thành những chặng ngắn hơn và dễ quản lý hơn, đảm bảo nhân viên có thể hoàn tất công việc.
Hình 1-2. Ví dụ về biểu đồ Gantt
3. Thu thập nguồn lực cần thiết
Khi bạn lên lịch làm việc, hãy nhớ rằng nhiều nỗ lực bị thất bại khi người lập kế hoạch bỏ sót một phần quan trọng của công việc hoặc đánh giá thấp thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn tất chúng. Vì vậy, hãy kiểm tra nguồn lực của bạn. Bạn có nguồn tài chính đủ để thực hiện công việc không? Bạn có nhân viên nào phù hợp xét về mặt năng lực và độ tin cậy không?
4. Tiến hành thực hiện kế hoạch đã đề ra
Một người bán hàng giàu kinh nghiệm có lần đã mô tả bí quyết thành công của anh như thế này: “trước hết, tôi lập kế hoạch cho một ngày làm việc, rồi sau đó làm việc theo kế hoạch đó”. Làm việc theo kế hoạch sẽ chuyển những lời nói và dự định tốt đẹp của bạn thành công việc thực tế.
